Die ers­ten 100 Tage

Mit dem ers­ten Arbeits­tag wird alles anders: Vor­bei die Stu­di­en­zeit, in der man das Arbeits­pen­sum über­wie­gend selbst bestim­men konn­te. Nun gibt es Vor­ge­setz­te, Kol­le­gen, gere­gel­te Arbeits­zei­ten und eine Men­ge neu­er Auf­ga­ben. Die ers­ten hun­dert Tage im neu­en Job kön­nen ziem­lich anstren­gend sein, denn in die­ser Zeit steht man unter beson­de­rer Beob­ach­tung. Wäh­rend der Pro­be­zeit kann ein Arbeit­ge­ber ohne Anga­be von Grün­den das Arbeits­ver­hält­nis wie­der kün­di­gen. Doch kein Grund zur Sor­ge: Wer eini­ge unge­schrie­be­ne Regeln beach­tet, über­steht die Bewäh­rungs­pro­be ohne Pro­ble­me.Nor­ma­ler­wei­se genie­ßen Berufs­an­fän­ger eine Art „Wel­pen­schutz“. Dass Sie noch nicht alles kön­nen und wis­sen, gesteht Ihnen jeder Arbeit­ge­ber zu. Im Gegen­zug erwar­tet man von Ihnen, dass Sie alles dafür tun, um die Ein­ar­bei­tungs­pha­se kurz zu hal­ten. Ers­te wich­ti­ge Regel: Wer­den Sie selbst aktiv. Sie dür­fen nicht dar­auf war­ten, dass Ihnen ein Kol­le­ge alle rele­van­ten DIN-Nor­men, Geset­ze und sons­ti­ge Lite­ra­tur fein säu­ber­lich kopiert auf den Schreib­tisch legt. Gehen Sie selbst in die Biblio­thek oder ins Inter­net und besor­gen sich die not­wen­di­ge Fach­li­te­ra­tur. Die zwei­te Regel könn­te aus der Sesam­stra­ße stam­men: Das Mot­to „Wer nicht fragt, bleibt dumm“ soll­ten sich Berufs­an­fän­ger zu eigen machen. Wenn Sie etwas nicht rich­tig ver­stan­den haben, haken Sie nach. Fra­gen ist kein Zei­chen von Dumm­heit. Es zeigt, dass Sie Inter­es­se haben und dass es Ihnen wich­tig ist, Ihre Auf­ga­ben sorg­fäl­tig zu erle­di­gen. Das kön­nen Sie nur, wenn Ihnen alle Zusam­men­hän­ge klar sind. Fra­gen ist ele­men­tar, aber fra­gen Sie so, dass Sie Ihren Chef oder Ihre Kol­le­gen nicht ner­ven. Manch­mal ist es bes­ser, alle Unklar­hei­ten, die einem wäh­rend der Arbeit begeg­nen, zu sam­meln und spä­ter gebün­delt zu klä­ren. Wer wegen Klei­nig­kei­ten zum zehn­ten Mal beim Nach­barn anklopft, han­delt sich schnell den Ruf einer Ner­ven­sä­ge ein.

Einen guten Ein­druck hin­ter­las­sen Sie beson­ders dann, wenn Sie zei­gen, dass Sie sich selbst um die Beant­wor­tung einer Fra­ge bemüht haben. Wenn Sie bei­spiels­wei­se ein Leis­tungs­ver­zeich­nis für eine Bau­leis­tung auf­stel­len sol­len und bei der For­mu­lie­rung des Leis­tungs­tex­tes nicht wei­ter wis­sen, dann rufen Sie doch ein­fach mal beim Pro­dukt­her­stel­ler an und las­sen sich bera­ten. Die Fir­men stel­len Ihnen Pro­dukt­ka­ta­lo­ge zur Ver­fü­gung, die meist auch ent­spre­chen­de Leis­tungs­tex­te ent­hal­ten. Doch Vor­sicht: Das darf nicht zu lan­ge dau­ern. Es kommt nicht gut an, wenn Sie stun­den­lang tele­fo­nie­ren, um hin­ter­her fest­zu­stel­len, dass ein Kol­le­ge die Fra­ge in zwei Minu­ten beant­wor­tet hätte.

Schrei­ben Sie mit!

Eini­ge Gewohn­hei­ten, die Sie noch aus der Uni oder aus der Schu­le ken­nen, soll­ten Sie im Berufs­le­ben fort­füh­ren. Dazu gehört das Mit­schrei­ben. Sie wer­den täg­lich tele­fo­nie­ren oder an Bau­be­spre­chun­gen teil­neh­men. Um stets den Über­blick zu behal­ten, soll­ten Sie kur­ze Gesprächs­no­ti­zen anfer­ti­gen, aus denen das Datum, der Gesprächs­part­ner und wich­ti­ge Details des Gesprächs her­vor­ge­hen. Ob Sie das am PC oder hand­schrift­lich machen, bleibt Ihnen über­las­sen. Haupt­sa­che, es geht schnell. Bau­lei­ter sind sogar ver­pflich­tet, ein Bau­ta­ge­buch zu füh­ren, in dem alle Bau­leis­tun­gen und Gescheh­nis­se des Tages doku­men­tiert werden.

Anru­fe pro­fes­sio­nell entgegennehmen

„Ans Tele­fon zu gehen ist doch kin­der­leicht“, wer­den Sie jetzt ver­mut­lich den­ken. Der pro­fes­sio­nel­le Umgang mit dem Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel Num­mer eins ist aber gar nicht so ein­fach. Die Art und Wei­se, wie Sie bei­spiels­wei­se einem Auf­trag­ge­ber am Tele­fon begeg­nen, wirkt sich direkt auf das Image der Fir­ma aus. Freund­lich­keit allein genügt nicht, um einen posi­ti­ven Ein­druck beim Anru­fer zu hin­ter­las­sen. Die pro­fes­sio­nel­le Begrü­ßung besteht aus drei Tei­len: dem Fir­men­na­men, dem eige­nen Vor- und Zuna­men und dem Tages­gruß. Bei­spiel: „Archi­tek­tur­bü­ro Mül­ler, Schmidt und Part­ner. Eli­sa­beth Krü­ger. Guten Tag.“
Nie­mand ver­langt von Ihnen, dass Sie, wenn Sie selbst ange­ru­fen wer­den, auf jede Fra­ge sofort eine Ant­wort parat haben. Aller­dings müs­sen Sie Ihrem Gesprächs­part­ner akti­ve Hil­fe anbie­ten. Sagen Sie nicht: „Da kann ich Ihnen auch nicht wei­ter­hel­fen.“ Ent­we­der Sie lei­ten den Anru­fer an eine zustän­di­ge Per­son wei­ter oder schla­gen einen Rück­ruf vor, zum Bei­spiel, wenn Sie erst pas­sen­de Unter­la­gen raus­su­chen müs­sen.
Glei­che Spiel­re­geln gel­ten bei der Ver­tre­tung eines Kol­le­gen. Die Mit­tei­lung, dass die­ser unter­wegs ist, nützt dem Anru­fer wenig. Sagen Sie lie­ber: „Herr Schmidt ist mor­gen wie­der im Hau­se. Kann ich Ihnen hel­fen?“ Ein sol­ches Ange­bot bleibt mit Sicher­heit in posi­ti­ver Erin­ne­rung, selbst wenn Sie kei­ne end­gül­ti­ge Lösung anbie­ten kön­nen. Fer­ti­gen Sie eine kur­ze Gesprächs­no­tiz mit Datum, Uhr­zeit und Grund des Anru­fes an, damit sich Ihr Kol­le­ge nach sei­ner Rück­kehr um die Ange­le­gen­heit küm­mern kann. Sei­en Sie dies­be­züg­lich unbe­dingt zuverlässig.

Außer­dem: Spre­chen Sie nie­mals über fir­men­in­ter­ne Schwie­rig­kei­ten, wenn sich bei­spiels­wei­se ein Auf­trag­ge­ber bei Ihnen beschwert. Das gilt im Übri­gen gene­rell, nicht nur für das Tele­fon. Zei­gen Sie sich Ihrem Arbeit­ge­ber gegen­über unbe­dingt loy­al. Aus­sa­gen wie „Bei uns herrscht Cha­os“, „Unser Com­pu­ter ist abge­stürzt“ oder „Der neue Prak­ti­kant hat Mist gebaut“ scha­den dem Anse­hen der Fir­ma und damit auch Ihnen, selbst wenn es tat­säch­lich so war.

Qua­li­täts­ma­nage­ment (QM)

Vie­le grö­ße­re Archi­tek­tur- und Inge­nieur­bü­ros, der öffent­li­che Dienst oder Bau­un­ter­neh­men ver­fü­gen über ein Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem, zum Bei­spiel das nach DIN EN ISO 9001 zer­ti­fi­zier­te Sys­tem oder ein ver­gleich­ba­res. Das Ziel eines QM-Sys­tems liegt dar­in, die Wirt­schaft­lich­keit des Unter­neh­mens zu ver­bes­sern, indem zum Bei­spiel Arbeits­ab­läu­fe effi­zi­en­ter gestal­tet wer­den. Das Zer­ti­fi­kat wird von einer Prüf­stel­le ver­ge­ben, zum Bei­spiel vom Tech­ni­schen Über­wa­chungs­dienst (TÜV). Bei inter­na­tio­nal täti­gen Fir­men ist das Qua­li­täts­zer­ti­fi­kat mitt­ler­wei­le ein Muss. Aber auch bei deutsch­land­weit agie­ren­den Fir­men setzt sich die Ein­hal­tung der Norm mehr und mehr durch. Das wich­tigs­te Uten­sil eines Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tems ist das QM-Hand­buch, in dem das QM-Sys­tem beschrie­ben wird. Neue Mit­ar­bei­ter fin­den hier­in wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen. Es ent­hält bei­spiels­wei­se genaue Arbeits­an­wei­sun­gen für jeden Bereich, die Fest­le­gung von Ver­ant­wor­tun­gen, bestimm­te Ord­ner- und Abla­ge­struk­tu­ren (auch für den PC), Vor­ga­ben für die Ord­ner­be­schrif­tung oder Lis­ten für den Qua­li­täts­check. Falls Sie in einem QM-zer­ti­fi­zier­ten Unter­neh­men arbei­ten, müs­sen Sie sich an die Vor­ga­ben der Norm hal­ten und soll­ten sich kei­ne eige­ne Ord­nung schaf­fen. Die Ein­hal­tung der Qua­li­täts­stan­dards wird in regel­mä­ßi­gen Abstän­den von der exter­nen Prüf­stel­le kon­trol­liert. Ver­stö­ße gegen die Norm kön­nen zum Ver­lust des Zer­ti­fi­kats führen.

Da das Ver­fah­ren recht auf­wen­dig ist, sind die klei­ne­ren Archi­tek­tur- oder Inge­nieur­bü­ros häu­fig nicht zer­ti­fi­ziert. Aller­dings gibt es mitt­ler­wei­le auch für die­se Grup­pe ein leicht han­del­ba­res Qua­li­täts­ma­nage­ment­sys­tem und zwar das TÜV-geprüf­te „Qua­li­täts­Zer­ti­fi­kat Pla­ner am Bau“, mit dem sich im Gegen­satz zu der all­ge­mei­nen Indus­trie-Norm ein spe­zi­ell auf die Bedürf­nis­se von Bau­pla­nern zuge­schnit­te­ner Qua­li­täts­stan­dard her­stel­len lässt. Die­ser wird nicht nur von öffent­li­chen, son­dern auch von halb­öf­fent­li­chen Auf­trag­ge­bern, wie zum Bei­spiel der Bahn, und natür­lich auch von pri­va­ten Bau­herrn anerkannt.

Auch wenn kein Zer­ti­fi­kat im Unter­neh­men vor­han­den ist, so gibt es in jedem Büro gewis­se Ord­nungs­re­geln, zum Bei­spiel ein bestimm­tes Abla­ge­sys­tem, dem sich neue Mit­ar­bei­ter anpas­sen soll­ten. Ord­nung ist eine wich­ti­ge Grund­la­ge für den beruf­li­chen Erfolg. Füh­ren Sie Ihre Unter­la­gen immer so, dass auch ande­re damit arbei­ten kön­nen. Wenn Sie krank sind und Ihre Kol­le­gen die Ver­tre­tung über­neh­men, müs­sen sich die­se anhand Ihrer Noti­zen pro­blem­los einen Über­blick über den Stand Ihres Pro­jek­tes ver­schaf­fen können.

Zeit­ma­nage­ment: In der Ruhe liegt die Kraft

Stress und Hek­tik sind im Berufs­le­ben an der Tages­ord­nung, vor allem wenn ein Abga­be­ter­min näher­rückt. Neu­lin­ge ste­hen unter dem beson­de­ren Druck, die Pro­be­zeit zu über­ste­hen, und wer­den daher häu­fig von Stress­sym­pto­men heim­ge­sucht. „Wie soll ich das bloß alles schaf­fen?“, schießt es einem beim Anblick des rie­si­gen Ber­ges an Arbeit durch den Kopf. Eines ist sicher: In Panik zu gera­ten und sich ohne Sinn und Ver­stand in die Arbeit zu stür­zen, hilft Ihnen nicht wei­ter, macht Sie schlimms­ten­falls sogar krank. „Wenn du es eilig hast, gehe lang­sam“, so lau­tet der Titel eines Buches von Prof. Lothar Sei­wert, einem aner­kann­ten Fach­mann auf dem Gebiet des Zeit­ma­nage­ments. Im Klar­text heißt das: Machen Sie einen Schritt nach dem ande­ren. Len­ken Sie den Blick nicht nach oben, son­dern immer nur auf den nächs­ten Schritt. Andern­falls pas­siert näm­lich das, was Beppo der Stra­ßen­keh­rer aus Micha­el Endes Kin­der­buch „Momo“ tref­fend beschreibt: „Manch­mal hat man eine sehr lan­ge Stra­ße vor sich. Man denkt, die ist so schreck­lich lang, das kann man nie­mals schaf­fen, denkt man. Und dann fängt man an, sich zu eilen. Und man eilt sich immer mehr. Jedes Mal, wenn man auf­blickt, sieht man, dass es gar nicht weni­ger wird, was vor einem liegt. Und man strengt sich noch mehr an, man kriegt es mit der Angst, und am Schluss ist man außer Pus­te und kann nicht mehr. Und die Stra­ße liegt immer noch vor einem. So darf man es nicht machen.“ Vie­len Men­schen geht die Pus­te vor allem des­we­gen aus, weil sie nicht in der Lage sind, wich­ti­ge von unwich­ti­gen Auf­ga­ben zu unter­schei­den. Sie „ver­zet­teln“ sich im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes. Daher: Pla­nen Sie die ein­zel­nen Schrit­te, die zur Bewäl­ti­gung eines Pro­jek­tes not­wen­dig sind. Die ers­te Fra­ge des Tages muss lau­ten: Was liegt heu­te an? Was ist beson­ders dring­lich und muss zuerst bear­bei­tet wer­den? Was kann auch spä­ter erle­digt oder dele­giert wer­den? Hilf­reich sind so genann­te „To-do-Lis­ten“, auf denen Sie alle anste­hen­den Auf­ga­ben nach Prio­ri­tä­ten geord­net auf­füh­ren und nach und nach abar­bei­ten kön­nen. Vie­le Men­schen behaup­ten, sie hät­ten zu viel zu tun, um zu pla­nen. Das ist zu kurz gedacht, denn es kos­tet nur weni­ge Minu­ten, um eine Prio­ri­tä­ten­lis­te auf­zu­stel­len. Eine gute Pla­nung spart nicht nur Zeit und stei­gert die Qua­li­tät der Arbeit. Auch der „Spaß-Fak­tor“ bleibt erhal­ten, vor­aus­ge­setzt man macht es wie Beppo der Stra­ßen­keh­rer, der zu sei­ner Freun­din Momo sagt: „Man darf nie an die gan­ze Stra­ße auf ein­mal den­ken, ver­stehst du? Man muss nur an den nächs­ten Schritt den­ken, an den nächs­ten Atem­zug, an den nächs­ten Besenstrich. Und immer wie­der nur an den nächs­ten. Dann macht es Freu­de, das ist wich­tig, dann macht man sei­ne Sache gut. Und so soll es sein […] Auf ein­mal merkt man, dass man Schritt für Schritt die gan­ze Stra­ße gemacht hat. Man hat gar nicht gemerkt wie, und man ist nicht aus der Puste.“

Last but not least: Ach­ten Sie auf sich!

Es mag banal klin­gen, aber ver­ges­sen Sie nicht, auf Ihre Gesund­heit Acht zu geben, auch bei der größ­ten Hek­tik. Durch nega­ti­ven Stress aus­ge­lös­te Krank­hei­ten wie Tin­ni­tus, Hör­sturz, Rücken­schmer­zen oder Magen­be­schwer­den neh­men unter jun­gen Men­schen zu. Dabei ist es ein Leich­tes, ein Anti-Stress-Pro­gramm ganz neben­bei wäh­rend der Arbeit zu fah­ren: Trin­ken Sie über den Tag ver­teilt min­des­tens zwei Liter Flüs­sig­keit, am bes­ten stil­les Was­ser. Regel­mä­ßi­ge Mahl­zei­ten, aus­rei­chend Schlaf und die Ver­mei­dung von über­mä­ßi­gem Alko­hol- und Niko­tin­ge­nuss ver­ste­hen sich von selbst. Kon­trol­lie­ren Sie immer mal wie­der Ihre Hal­tung. Sit­zen Sie auf­recht oder „lüm­meln“ Sie vorm PC rum? Ein krum­mer Rücken staucht die inne­ren Orga­ne, beson­ders die Lun­gen, dadurch kann die Atmung nicht opti­mal ablau­fen. Zie­hen Sie Klei­dung an, die bequem sitzt. Der wich­tigs­te Atem­mus­kel, das Zwerch­fell, sitzt in Bauch­nä­he und darf nicht ein­ge­zwängt wer­den. Gut für die Atmung und fürs Wohl­be­fin­den ist herz­haf­tes Gäh­nen, Rekeln und Stre­cken. Das soll­ten Sie beson­ders bei sit­zen­den Tätig­kei­ten regel­mä­ßig tun, viel­leicht nicht unbe­dingt, wenn ein Vor­ge­setz­ter in der Nähe ist. Sor­gen Sie außer­dem für Ruhe­pau­sen, vor allem wenn Sie das Gefühl haben, nicht wei­ter­zu­kom­men. Nach einem kur­zen Spa­zier­gang lösen sich Denk­blo­cka­den meist recht schnell. Und wenn Sie am Ende eines Tages doch völ­lig gerä­dert nach Hau­se kom­men, obwohl Sie eigent­lich die gan­ze Zeit am Schreib­tisch geses­sen haben, dann hilft nur eins: Bewe­gung. Stress ist eigent­lich eine posi­ti­ve Reak­ti­on des Kör­pers. Den Urmen­schen sicher­te er das Über­le­ben. Stress bedeu­tet nichts ande­res als die erhöh­te Aus­schüt­tung von Adre­na­lin und ande­ren Hor­mo­nen. Das wie­der­um sorgt für Span­nung in der Mus­ku­la­tur und Opti­mie­rung der Sau­er­stoff­ver­sor­gung, bes­te Vor­aus­set­zun­gen für die Jagd auf Mam­muts. Im Gegen­satz zu unse­rer zivi­li­sier­ten Welt haben die Urmen­schen Stress in Bewe­gung umge­setzt, sie waren sogar dazu gezwun­gen, der Beu­te nach­zu­stel­len, sonst wäre die Küche kalt geblie­ben. Da wir kei­nen Mam­muts mehr hin­ter­her­ja­gen, müs­sen wir uns eine Alter­na­ti­ve suchen, um Stress abzu­bau­en. Das kann jede Art der Bewe­gung sein, zum Bei­spiel Jog­gen, Fit­ness oder Fuß­ball. Opti­mal wäre eine Sport­art, die Ihnen Spaß macht. Auf die­se Wei­se haben Sie am nächs­ten Tag wie­der genug Pus­te, um Schritt für Schritt die anste­hen­den Auf­ga­ben zu lösen. (Ute Schroe­ter)